Die Grundaufgaben einer Verwaltung nach WEG sind im Wohnungseigentumsgesetz (WEG § 20 - 29) definiert. Die Aufgaben und Befugnisse eines Verwalters - und damit seine Grundleistungen - regeln dabei die § 27 u. 28 WEG:
Der Verwalter erstellt jeweils für ein Wirtschaftsjahr einen Wirtschaftsplan der die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben, die vorgesehene Instandhaltungsrückstellung und die Kostenverteilung auf die Wohnungseigentümer enthalten muß (§ 28 WEG).
Soweit nicht anders geregelt, ist das Wirtschaftsjahr gleich dem Kalenderjahr.
Der Verwalter erstellt eine jährliche Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des Abrechnungszeitraumes als Gesamtabrechnung der Anlage und eine Einzelabrechnung für jedes Sonder- oder Teileigentum, auf der Basis der in der Gemeinschaftsordnung bestimmten Verteilerschlüssel. Aus der Gesamtabrechnung müssen Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten von und gegenüber Eigentümern und Dritten sowie Kontenstände ersichtlich sein.
Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme, nach vorheriger Terminvereinbarung, im Büro der Verwaltung zur Verfügung. Diese Regelung in Verbindung mit den Prüfungsaufgaben des Beirates ersetzt das Auslegen der Belege in der Eigentümerversammlung. Ein ähnliches Recht zur Einsicht in alle sie betreffenden Belege steht auch den Mietern zu.
Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt den Wohnungseigentümern und dem Verwalter, ggf. auch einem Beirat. Mindestens einmal im Jahr ist eine Eigentümerversammlung abzuhalten. Sie stellt ein wichtiges Organ der Willensbildung dar, Aufgaben und auch Regularien zur Beschlussfassung sind im WEG (§§ 20 ff) verankert.
I.d.R. erfolgen bei dieser Gelegenheit Erläuterungen zur Rechnungslegung des Verwalters und zur Prüfung durch den Beirat. Darüber und über Beschlüsse der Versammlung wird eine Niederschrift gefertigt und nach Unterschrift durch den Versammlungsleiter und mindestens einen Vertreter der Eigentümer (oder den Beiräten) allen Eigentümern zugeleitet.
Zu einer ordnungsmäßigen Verwaltung gehört auch die Aufstellung einer Hausordnung. Der Verwalter hat für die Umsetzung dieser Hausordnung zu sorgen, Störungen bzw. Verstöße abzumahnen und ggf. der Eigentümerversammlung zur Genehmigung weiterer Maßnahmen Bericht zu erstatten.
Der Verwalter betreut und überwacht die Leistungen von Vertragspartnern der Gemeinschaft, schließt die erforderlichen Versicherungen, Versorgungs- und Dienstleistungsverträge ab.
Er überprüft diese Verträge regelmäßig und passt sie ggf. veränderten Bedingungen an.
Der Verwalter wickelt den Zahlungsverkehr der Gemeinschaft ab, legt gemeinschaftliche Gelder (getrennt von eigenem Vermögen) an und verwaltet diese nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmannes.
Der Verwalter prüft alle die Gemeinschaft betreffenden Rechnungen und und überwacht die Hausgeldzahlungen der Eigentümer. Er führt dazu, getrennt von anderen Gemeinschaften, eine übersichtliche, den Vorschriften entsprechende Buchhaltung (i.d.R. als stichtagsbezogene Einnahmen-/Ausgabenrechnung).
Zu ordnungsgemäßen Instandhaltung und Instandsetzung – und damit zur Werterhaltung – veranlasst der Verwalter geeignete Maßnahmen zur technischen Überprüfung des Gemeinschaftseigentums (z.B. Begehungen oder Abschluß von Wartungsverträgen), zieht ggf. Sonderfachleute hinzu und veranlasst in dringenden Fällen (z.B. bei Rohrbruch, Sturmschäden etc.) die notwendigen Sofortmaßnahmen und ggf. dazu Schadensmeldungen bei versicherten Schäden.
Der Verwalter kümmert sich auch um die in seinem Verwaltungsbereich vorhandenen Sicherheitseinrichtungen.
Der Verwalter trifft Empfehlungen bei der Auswahl technischer Lösungen, er führt Preisverhandlungen im Interesse der Gemeinschaft, veranlasst Ausschreibungen oder holt in sonstige Form Angebote ein und vergibt Aufträge für das Gemeinschaftseigentum in seinem Verantwortungsbereich bzw. nach entsprechenden Beschlüssen. Es werden Prüfungs- und Wartungsverträge geschlossen, die daraus resultierenden Leistungen überwacht und Zahlungen veranlasst.
Der Verwalter führt den laufenden Telefon- und Schriftverkehr mit Eigentümern, Behörden, Handwerkern und anderen Personen. Er verwaltet die dazugehörigen Akten, veranlasst die Ausgabe von Schlüsseln und sorgt für den erforderlichen Informationsfluss.